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Sicherheit und Datenschutz: wer was darf und was wie lange bleibt
Kundendaten sind anvertraute Daten. Salesfy trennt, wer was sehen und tun darf, sichert jede Nacht und hilft dir, Einwilligungen zu belegen und Daten nicht länger zu behalten als nötig.
Rollen und Rechte
Jeder Nutzer hat genau eine Rolle, jede Rolle bündelt Rechte: ansehen, bearbeiten, versenden, löschen – getrennt nach Bereichen wie Kunden, Rechnungen, Auswertung oder Einstellungen. Was jemand nicht darf, lehnt der Server ab, und im Menü fehlt es.
- Administratoralles außer Abo und Nutzerplätzen
- VertriebKunden, Vorgänge, Angebote, Kommunikation – Rechnungen nur ansehen
- BuchhaltungRechnungen, Mahnwesen, Ausgaben, Export – Kunden nur ansehen
- Mitarbeiterdas Tagesgeschäft, kein Geld, keine Verwaltung
- Nur lesensieht alles außer der Verwaltung, ändert nichts
- Eigene Rollenab Pro: Rechte selbst zusammenstellen
- Inhaberdarf immer alles; Abo und Nutzerplätze verwaltet nur er
Anmeldung mit zweitem Faktor
Mit Zwei-Faktor reicht ein gestohlenes Passwort nicht: Beim Anmelden kommt ein Code aus einer Authenticator-App auf deinem Handy dazu.
- Authenticator-AppGoogle Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password und andere
- Ersatzcodesfür den Fall, dass das Handy weg ist
- Für alle verpflichtendauf Wunsch – dann geht es ohne Einrichtung nicht weiter
- FehlversucheNach fünf falschen Anmeldungen in einer Minute ist erst einmal Pause
- Passwort vergessenNeues Passwort über einen Link per E-Mail
- Deaktivieren statt löschenWer geht, verliert den Zugang; was er getan hat, bleibt nachvollziehbar
Deine Daten bleiben deine
Jedes Konto hat seine eigene Datenbank und seinen eigenen Ordner für Unterlagen – die Daten verschiedener Kunden liegen nicht in gemeinsamen Tabellen.
- Sicherungjede Nacht, Daten und Unterlagen, sieben Stände
- HerunterladenJede Sicherung kannst du als Datei zu dir holen
- Einzelne Tabellen zurückholenstatt den ganzen Stand zurückzuspielen
- Zugangsdatenzu Mailserver, Telefondienst und Zahlungsanbieter liegen verschlüsselt
- IBANvon SEPA-Mandaten verschlüsselt gespeichert und nur maskiert angezeigt
Einwilligungen einholen und belegen
Mit dem Modul „Einwilligungen“ schickst du einen Link, über den dein Kontakt online zustimmt. Der Beleg mit Zeitpunkt liegt in der Akte. Für alle ohne Einwilligung geht die Anfrage auch gesammelt raus.
- Web-Formulare speichern den Text der Einwilligung mit jeder Einsendung.
- Gesprächsaufzeichnung nur mit Zustimmung, mit eigener Liste, wer wann zugestimmt hat.
- Werbewiderspruch am Kontakt – Newsletter-Anbindungen und Serien halten sich daran.
Archivieren, aufbewahren, löschen
Kontakte werden erst archiviert, nicht gelöscht – Zurückgeholt steht alles wieder da. Für Archiviertes läuft eine Frist, die du festlegst. Ist sie um, meldet Salesfy die fälligen Daten; auf Wunsch löscht es sie selbsttätig.
- Löschfristin Monaten ab dem Archivieren
- Selbsttätiges Löschenin der Vorgabe aus: erst melden, dann entscheiden
- AufbewahrungspflichtWas an einer Rechnung oder einem Vertrag hängt, bleibt stehen
- Löschprotokollhält fest, dass gelöscht wurde – ohne Namen
Was davon in welchem Paket steckt
Die Grundfunktionen – Firmen, Kontakte, Vorgänge, Aufgaben und Termine – sind in jedem Paket enthalten. Für das Übrige schaltest du diese Module ein:
Module, die dein Paket nicht enthält, buchst du ab Starter einzeln für 4,90 € im Monat dazu.
Häufige Fragen
Gut zu wissen: Salesfy gibt dir Werkzeuge für den Datenschutz, nimmt dir die Verantwortung aber nicht ab. Welche Einwilligungen du brauchst und wie lange du was aufbewahren musst, hängt von deinem Geschäft ab.
Wie viele Nutzer kann ich anlegen?
In jedem bezahlten Paket ist ein Nutzer enthalten, weitere buchst du einzeln dazu. Jeder aktive Nutzer belegt einen Platz; deaktivierst du jemanden, wird der Platz frei.
Kann ich eigene Rollen anlegen?
Ja, ab dem Pro-Paket. In Free und Starter arbeitest du mit den fünf vorgegebenen Rollen.
Kann ein Mitarbeiter sich selbst mehr Rechte geben?
Nein. Wer nicht Inhaber ist, kann nur Rollen vergeben, deren Rechte er selbst hat – und keine, die Nutzer verwalten darf.
Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht?
Das entscheidest du. In der Vorgabe schaltet jeder Nutzer sie für sich ein; unter „Nutzer & Rollen“ machst du sie für alle verpflichtend.
Probier es mit deinen eigenen Kunden aus.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach buchst du ein Paket oder arbeitest im Free-Paket weiter – es wird nichts von selbst zum Abo.