CRM für Notariate
Welcher Entwurf wartet auf Rückmeldung, welche Genehmigung fehlt noch und wo steht der Vollzug? Salesfy gibt den Überblick über Urkundsvorgänge – für Organisation und Mandantenkommunikation neben der Notariatssoftware.
- Ohne Zahlungsdaten
- Einrichtung für Notariat mit einem Klick
- Alles danach änderbar
Vollzug Schritt für Schritt
Jeder Vollzugsschritt mit Stelle, „angefordert am“, Status und Wiedervorlage. Was liegen bleibt, meldet sich von selbst.
Beteiligte mit Rolle
Rolle in der Urkunde, Vertretung, Anteil und ob die Identität geprüft ist – je Vorgang in einer eigenen Tabelle.
Daten vorab einsammeln
Datenerfassungsbögen für Grundstückskauf, Gesellschaftsgründung und Testament sind als Vorlagen angelegt, ebenso die Unterlagen-Checkliste zum Termin.
Dein Ablauf ist schon angelegt
Jeder Urkundsvorgang durchläuft diese Stufen – von „Anfrage / Datenerfassung“ bis „Vollzug abgeschlossen“. Die Namen änderst du jederzeit, und was du nicht brauchst, blendest du aus.
- Anfrage / Datenerfassung
- Entwurf versendet
- Rückfragen / Änderungen
- Vorbesprechung
- Entwurf abgestimmt
- Beurkundungstermin steht
- Beurkundet / beglaubigt
- Im Vollzug
- Vollzug abgeschlossen
Für alles, was nicht zustande kommt: Nicht zustande gekommen und Abgebrochen.
Salesfy nennt die Dinge wie du
Im Menü, in Listen, auf Knöpfen und in Unterlagen stehen deine Wörter – nicht die eines allgemeinen CRM.
- Urkundsvorgängesteht überall dort, wo ein allgemeines CRM „Vorgänge“ oder „Deals“ sagt.
- Beteiligtestatt „Kontakte“: die Personen, mit denen du arbeitest.
- Auftraggeberstatt „Firmen“: Unternehmen und Stellen dahinter.
- Offene Vorgängestatt „Pipeline“: die Übersicht dessen, was gerade läuft.
56 Felder, die du nicht selbst anlegen musst
Die Angaben, die in deiner Branche wirklich gebraucht werden, sind vorbereitet. Was du nicht brauchst, blendest du aus; was fehlt, legst du in einer Minute an.
Urkundsvorgänge
17 zusätzliche Felder
Beteiligte
10 zusätzliche Felder
Auftraggeber
3 zusätzliche Felder
Salesfy erinnert von selbst. Steht in einem dieser Felder ein Datum, liegt rechtzeitig vorher eine Wiedervorlage bei dir: Ausweis gültig bis (30 Tage vorher), Wiedervorlage.
Eigene Tabellen für Vollzugsschritte, Urkundsbeteiligte und Grundbesitz
Was weder in die Akte noch in den Vorgang passt, bekommt eine eigene Liste mit eigenem Menüpunkt – verknüpft mit dem, wozu es gehört.
Vollzugsschritte
7 Felder, verknüpft mit: Urkundsvorgang
Urkundsbeteiligte
10 Felder, verknüpft mit: Urkundsvorgang
Grundbesitz
9 Felder, verknüpft mit: Urkundsvorgang
Unterlagen, die fertig mitkommen
8 Vorlagen für Notariat. Salesfy füllt Namen, Anschrift und die Angaben aus dem Urkundsvorgang selbst ein und legt das PDF in der Akte ab – auf Wunsch unterschreibt dein Kunde online.
- Datenerfassungsbogen Grundstückskaufvertrag
- Datenerfassungsbogen Gesellschaftsgründung (GmbH / UG)
- Datenerfassungsbogen Testament / Erbvertrag
- Unterlagen-Checkliste zum Beurkundungstermin
- Terminbestätigung Beurkundung
- GwG-Identifizierung und wirtschaftlich Berechtigter
- Anschreiben Entwurfsversand
- Sachstandsmitteilung zum Vollzug
Die Vorlagen sind Muster zum Anpassen und ersetzen keine Rechtsberatung.
Verträge und UnterlagenLeistungen für deine Preisliste
Diese Leistungen stehen als Beispiele bereit. Preise und Einheiten trägst du selbst ein – danach landen sie mit einem Klick im Angebot.
So sieht das im Programm aus
Bevor du etwas übernimmst, zeigt dir Salesfy genau, was die Einrichtung für Notariat anlegt: Tabellen, Felder, Erinnerungen, Begriffe und Module. Erst wenn du zustimmst, wird es eingerichtet.
- Es wird nichts gelöscht, und gleichnamige Felder und Tabellen entstehen nicht doppelt.
- Etwas fehlt? Felder, Tabellen und Stufen ergänzt du danach selbst unter „Anpassen“.
- Einmal gewählt: Die Branche legst du beim Start fest – sieh dir die Vorschau in Ruhe an.
Diese Module schaltet Salesfy für dich ein
14 von 41 Modulen passen zu Notariat. Alle sind im Paket Business enthalten; im Paket Pro fehlen davon nur Web-Formulare, DATEV-Export – einzeln für je 4,90 € zubuchbar.
Fragen aus der Praxis
Was Salesfy nicht ist: Salesfy ersetzt nicht die Notariatssoftware: kein Urkundenverzeichnis, keine Verwahrungsbuchführung und keine elektronische Kommunikation mit Gerichten und Registern.
Gibt es eine Hilfe bei den Gebühren?
Der Gebührenrechner kennt die Tabellen des GNotKG. Eine vollständige Kostenberechnung mit allen Auslagentatbeständen ersetzt er nicht.
Wie halte ich die Prüfungen nach dem Geldwäschegesetz fest?
Beim Beteiligten stehen Ausweis und Gültigkeit, die Prüfung des wirtschaftlich Berechtigten und der Abgleich mit Sanktionslisten. Der Bogen zur Identifizierung ist als Vorlage dabei.
Kann ich die Einrichtung für Notariat nachträglich anpassen?
Ja. Begriffe, Stufen, Felder, eigene Tabellen und das Menü änderst du im Programm unter „Anpassen“. Module schaltest du einzeln ein und aus. Nichts davon löscht Daten.
Kann ich meine bisherigen Beteiligte mitbringen?
Ja. Beteiligte, Auftraggeber und die Einträge eigener Tabellen übernimmst du aus Excel oder CSV. Du ordnest die Spalten zu, siehst im Probelauf, was passieren würde, und übernimmst erst dann.
Was kostet Salesfy für Notariat?
Die Einrichtung für deine Branche ist in jedem Paket enthalten. Free ist dauerhaft kostenlos, Starter kostet 12 €, Pro 29 € und Business 49 € im Monat (netto, 1 Nutzer inklusive). Jedes bezahlte Paket testest du 10 Tage kostenlos.
Richte Salesfy für Notariat ein.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Du wählst die Branche, siehst die Vorschau und arbeitest mit deinen eigenen Daten.