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Automatisierungen: wenn das passiert, dann erledige jenes
Eine Regel besteht aus einem Auslöser, bis zu drei Bedingungen und bis zu drei Aktionen. Sie läuft, sobald etwas gespeichert wird – egal, ob in der Akte oder in der Liste.
Wenn: sechs Auslöser
Eine Regel beginnt mit etwas, das im CRM passiert. Bedingungen grenzen ein, wann sie greift – zum Beispiel nur bei einer bestimmten Leistung, ab einem Auftragswert oder für eine Quelle.
- Vorgang wechselt in eine Stufezum Beispiel „Beauftragt“ oder „Angebot versendet“
- Vorgang angelegtfür alles, was am Anfang jedes Auftrags steht
- Kontakt angelegtzum Beispiel für die Begrüßung
- Firma wird Kundeder Moment nach dem ersten Abschluss
- Rechnung bezahltfür Dank, Übergabe oder Folgeauftrag
- Termin angelegtfür Vorbereitung und Nacharbeit
Dann: acht Aktionen
Jede Regel kann bis zu drei Dinge tun. Was eine Regel schreibt, liest sich in der Übersicht als ganzer Satz – du siehst auf einen Blick, was sie macht.
- Aufgabe anlegenmit Titel, Frist in Tagen und Zuständigem
- Wiedervorlage anlegenlandet im Nachfass-Radar
- E-Mail an den Kontaktaus einer deiner Vorlagen
- E-Mail an dichoder an eine andere Adresse im Haus
- In eine E-Mail-Serie einschreibenfür mehrstufiges Nachfassen
- Stufe setzenbeim Kontakt oder bei der Firma
- Mitteilungin der Glocke
- SMS an den Kontaktmit dem Modul „SMS & WhatsApp“
Ein Protokoll, das nichts verschweigt
Jede Ausführung steht im Protokoll: welche Regel, an welchem Datensatz, mit welchem Ergebnis. Ein Fehler in einer Regel hält das Speichern nie auf – er steht dort und nirgends sonst im Weg.
- An und aus mit einem Klick, ohne die Regel zu löschen.
- Kein Endlos-Ping-Pong: Jede Regel läuft je Datensatz und Aufruf höchstens einmal.
Was auch ohne Regel von selbst läuft
Vieles musst du gar nicht erst automatisieren, weil es zum Programm oder zu einem seiner Module gehört.
- Nachfass-Radarmeldet Angebote ohne Antwort und Kunden ohne Kontakt
- Erinnerungen aus DatumsfeldernWartung, TÜV, Vertragsende – auf Wunsch wiederkehrend
- Abo-Rechnungenentstehen jede Nacht, wenn sie fällig sind (Modul „Abos“)
- Mahnvorschlägefür überfällige Rechnungen, mit der Stufe, die dran wäre (Modul „Mahnwesen“)
- Terminerinnerungenper E-Mail an den Kunden (Modul „Online-Terminbuchung“)
- Posteingangholt Mails ab und ordnet sie zu (Modul „Posteingang“)
Was davon in welchem Paket steckt
Die Grundfunktionen – Firmen, Kontakte, Vorgänge, Aufgaben und Termine – sind in jedem Paket enthalten. Für das Übrige schaltest du diese Module ein:
Module, die dein Paket nicht enthält, buchst du ab Starter einzeln für 4,90 € im Monat dazu.
Häufige Fragen
Muss ich dafür programmieren können?
Nein. Du wählst Auslöser, Bedingungen und Aktionen aus Listen aus. Die Regel steht danach als lesbarer Satz in der Übersicht.
Kann eine Regel auch andere Programme anstoßen?
Ja, über Webhooks: Salesfy meldet Ereignisse an Zapier, Make, n8n, Slack, Microsoft Teams, Google Chat oder dein eigenes Programm.
In welchem Paket sind Automatisierungen enthalten?
Ab Pro. In Starter lässt sich das Modul einzeln zubuchen.
Laufen Regeln auch beim Datenimport?
Nein. Beim Import aus Excel oder CSV starten keine Automatisierungen, Serien oder Webhooks – sonst gingen bei 2.000 importierten Kontakten 2.000 Begrüßungsmails raus.
Probier es mit deinen eigenen Kunden aus.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach buchst du ein Paket oder arbeitest im Free-Paket weiter – es wird nichts von selbst zum Abo.