- Start
- Funktionen
- Rechnungen und Mahnwesen
Rechnungen und Mahnwesen: vom Auftrag zum Zahlungseingang
Die Rechnung entsteht aus dem, was schon da ist: dem Auftragswert des Vorgangs oder den Positionen des Angebots. Danach kümmert sich Salesfy darum, dass sie auch bezahlt wird.
Erst geplant, dann gestellt
Eine Rechnung entsteht „geplant“ – als Vorschau. Nummer und Datum bekommt sie erst beim Stellen. So bleibt der Nummernkreis lückenlos, und unter „Zur Freigabe“ gehst du durch, was als Nächstes raus soll.
- Abschlag und Schlussrechnung aus dem Angebot.
- Storno statt Löschen – nachvollziehbar für die Buchhaltung.
- Wiederkehrend: Abos erzeugen fällige Rechnungen jede Nacht von selbst.
E-Rechnung ohne Zusatzprogramm
Rechnungen gehen als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung raus – auch an Behörden mit Leitweg-ID. Du legst fest, in welcher Form Rechnungen per E-Mail verschickt werden.
- ZUGFeRD 2.3 / Factur-XPDF mit eingebetteten Rechnungsdaten nach EN 16931
- XRechnung 3.0das XML-Format der öffentlichen Verwaltung
- Leitweg-IDals Feld beim Kunden
- USt-IdNr.-Prüfungamtlich über die EU, mit Abfragenummer als Nachweis
Mahnen, ohne unangenehm zu werden
Das Mahnwesen zeigt überfällige Rechnungen mit der Stufe, die jetzt dran wäre. Nichts geht ungesehen raus: Du prüfst einzeln oder versendest gesammelt mit Vorschau.
- Zahlungserinnerung und Mahnstufen mit eigenen Wartezeiten, Gebühren und Texten.
- Per E-Mail mit PDF – oder als Brief vermerkt, wenn keine Adresse da ist.
Zahlungen erkennen und verbuchen
Du liest den Kontoauszug aus deinem Online-Banking ein. Salesfy ordnet Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zu – eindeutige sofort, den Rest mit Vorschlag zum Bestätigen.
- Formate: CAMT, MT940 oder CSV.
- Online-Bezahlen: Jede offene Rechnung bekommt eine Bezahlseite mit GiroCode, Karte, SEPA und PayPal; bezahlte Rechnungen werden verbucht.
- SEPA-Lastschrift: Mandate verwalten und die Datei für die Bank erzeugen.
Für die Steuerberatung
Ausgangsrechnungen, Stornos, Zahlungseingänge und Ausgaben gehen als DATEV-Buchungsstapel mit Belegen raus – für den Import in DATEV Unternehmen online oder das Kanzlei-Rechnungswesen.
- Standardkonten vorbelegt für den gewählten Kontenrahmen.
- Ausgaben: der Ort, an dem der Beleg landet, bevor er im Auto liegen bleibt.
Was davon in welchem Paket steckt
Die Grundfunktionen – Firmen, Kontakte, Vorgänge, Aufgaben und Termine – sind in jedem Paket enthalten. Für das Übrige schaltest du diese Module ein:
Module, die dein Paket nicht enthält, buchst du ab Starter einzeln für 4,90 € im Monat dazu.
Häufige Fragen
Gut zu wissen: Rechnungen, Mahnungen, Belege, Zahlungsabgleich und die Übergabe an DATEV erledigst du in Salesfy – ein eigenes Rechnungsprogramm brauchst du daneben nicht. Gewinnermittlung und Steuererklärungen macht weiter deine Steuerberatung; Salesfy liefert ihr die Daten.
Erfüllt Salesfy die E-Rechnungspflicht?
Salesfy erzeugt E-Rechnungen als ZUGFeRD-PDF und als XRechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Welche Form dein Kunde verlangt, legst du in den Einstellungen fest.
Kann ich Rechnungen ohne Angebot schreiben?
Ja. Eine Rechnung entsteht aus dem Auftragswert eines Vorgangs, aus einem Angebot oder frei mit Positionen.
Welche Zahlungsanbieter kann ich für die Bezahlseite nutzen?
Stripe und PayPal, jeweils mit deinem eigenen Konto. Das Geld geht direkt an dich; die Gebühren rechnet der Anbieter mit dir ab.
Probier es mit deinen eigenen Kunden aus.
10 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach buchst du ein Paket oder arbeitest im Free-Paket weiter – es wird nichts von selbst zum Abo.